“La protezione dei Flussi di Tesoreria in Azienda”. EdiMiz a cura di Fabrizio Masinelli, Presidente AITI Associazione Italiana Tesorieri d’Impresa

“La protezione dei Flussi di Tesoreria in Azienda”. EdiMiz a cura di Fabrizio Masinelli, Presidente AITI Associazione Italiana Tesorieri d’Impresa

Statistica alla mano, negli ultimi due anni abbiamo assistito ad un incremento esponenziale dei tentativi, purtroppo in qualche caso andati a buon fine, di frode finanziaria.
In realtà, abbiamo sempre avuto a che fare con frodi legate a dati di bilancio o all’appropriazione indebita, cioè perpetrata da coloro che  operano all’interno di una azienda.
L’incremento di cui stiamo parlando, invece, riguarda tutti i flussi di tesoreria che di fatto vengono attaccati da agenti “esterni”.

Già almeno due anni fa uno dei più grandi istituti bancari europei aveva dato mandato di eseguire ricerche che elencassero le diverse modalità di attuazione della frode finanziaria da agenti “esterni”. Non pago di questa analisi, la ricerca è andata  oltre: capire anche le diverse aree di vulnerabilità delle aziende europee.

La possibilità che una società sia soggetta ad un tentativo di frode finanziaria è davvero alta e i livelli di controllo interno non all’altezza del rischio stesso; questo con la complicità di una mancata conoscenza capillare del problema.

Per questo motivo la divulgazione dell’informativa sui flussi di tesoreria e ancor di più parlare di questa criticità con i singoli clienti ha dato e continua a dare la possibilità di adeguare il proprio work flow interno e pensare a misure preventive.
“Strane telefonate” , richieste di pagamento fatture tramite e.mail/PDF (spesso con coordinate IBAN sbagliate), cessioni di credito non vere, falsificazione di firme su disposizioni cartacee, queste le principali criticità riscontrate.

Negli anni fortunatamente si è diffusa una coscienza comune che ha permesso una superiore attenzione alla tematica, fino a sfociare nell’inserimento di questo tipo di problema nel contesto dei rischi finanziari insieme a Tasso/Cambio/Commodities/Controparte.

A complicare le cose si è aggiunta anche la nuova normativa SEPA : l’esclusione di responsabilità da parte degli istituti di credito nel controllo di corrispondenza tra beneficiario e IBAN ha fatto si che il rischio di essere soggetti a potenziali rischi di perdita finanziaria sia aumentato a dismisura.

Esempi
Per essere più chiari: se un soggetto fornitore ci richiede la variazione delle coordinate bancarie, dobbiamo essere certi che sia la persona giusta (e che sia in buona fede!). Infatti, se un soggetto malintenzionato ci comunica le coordinate bancarie indicando il proprio IBAN personale, potrebbe esistere la possibilità che la nostra azienda paghi un IBAN non del nostro fornitore.

E ancora: se un fornitore cede il proprio credito ad una società di factoring, ci viene comunicato il nuovo IBAN sul quale noi poi dovremmo pagare; tutto chiaro ma … se la comunicazione arriva da un soggetto intenzionato a frodare la nostra società? Arriverà quindi una comunicazione indicante un IBAN sul quale poi noi potremmo fare il pagamento sbagliando e perdendo la cifra: allora?

Procedura di tesoreria
Diventa ancora più importante di prima avere una corretta “procedura di tesoreria” (da non confondersi con la Policy finanziaria) ben strutturata e condivisa  che oltre a sancire tutte le regole di cash management e di gestione di flussi attivi e passivi, si occupi anche della gestione di tutto ciò che gravita intorno ai pagamenti stessi e alle coordinate bancarie in genere, senza tralasciare le regole di comunicazione tra le controparti finanziarie e commerciali.

Anche se sta aumentando la popolarità di questo documento, ancora oggi però non è così consueto trovare società che dispongono di una procedura di tesoreria; intendiamo una procedura condivisa con tutti i reparti aziendali, e che mostri bene a  tutti come si opera nel mondo finanziario societario.  

Frodi e truffe finanziarie: cosa fare?
Dobbiamo allora sfruttare in tutto e per tutto questa procedura, soprattutto per affrontare il tema delle frodi e truffe finanziarie al fine di ridurne i rischi; è per questo motivo che dobbiamo porci alcune domande importanti per cercare di migliorare ogni giorno la gestione di potenziali situazioni originate da scenari come quello accennato:

  • Definiamo chi sia autorizzato a cambiare le coordinate bancarie = presumibilmente non può essere la tesoreria
  • Definiamo chi ha i rapporti con i fornitori = presumibilmente dovrà essere l’ufficio acquisti
  • Definiamo bene chi deve controllare la veridicità delle comunicazioni che riceviamo =  Ufficio acquisti? Ufficio Amministrazione?
  • Definiamo bene come si deve interagire con il nostro fornitore = mail, telefono, posta certificata?

Ma soprattutto, definiamo davvero bene che in una qualsiasi azienda, sia essa una piccola azienda, una PMI  oppure un grande gruppo si dovrà sempre più lavorare in squadra; solo così si potrà far fronte a qualsiasi tipo di attacco possa provenire dall’esterno.

Fabrizio Masinelli
Panini S.p.A.
Group Treasurer Accounting Dpt.
Presidente A.I.T.I.
Associazione Italiana Tesorieri d’Impresa